L’OrTra santé-social genève et son centre de conseils Le 28 (ci-après « l’OrTra ») s’engagent à respecter la vie privée de toutes personnes amenées à entrer en interaction avec elle (ci- après nommées par Personnes concernées).

Le présent document a pour objet de décrire comment sont utilisées les données personnelles (ci-après « Données ») que l’OrTra collecte ou détient sur les Personnes concernées et à qui ces Données peuvent être divulguées.

Les traitements de Données par l’OrTra sont soumis aux législations applicables en matière de protection des données en vigueur en Suisse, notamment à la nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (ci-après « nLPD »). Les bases de traitement sur lesquelles l’OrTra utilise les Données sont celles se rapportant à la nLDP et au droit du travail.

L’OrTra s’engage à :

• N’utiliser les Données que pour des finalités indiquées.

• Ne collecter et traiter que les Données qui lui sont nécessaires pour ces finalités.

• Ne pas conserver les Données plus longtemps que nécessaire pour ces finalités.

• Ne communiquer les Données qu’à des organismes ou des personnes habilités qui en ont besoin dans le cadre de ses activités.

• Informer les Personnes concernées de manière claire et transparente sur l’utilisation que l’OrTra fait des Données et sur les droits.

Identité du responsable de traitement

OrTra santé-social genève 28, rue des Charmilles 1203 Genève est responsable du traitement pour les Données personnelles concernées.

Les Données des Personnes concernées sont collectées dans le cadre de:

• L’activité de formation dispensée à l’OrTra (offre de cours et inscription, organisation, questionnaire d’évaluation des participants, attestation de participation, listes de présence).

• L’organisation d’évènements.

• Le conseil donné dans son centre Le 28.

• L’envoi de newsletters.

• L’accès à notre site internet.

• Le recrutement et l’engagement de personnel.

• Organisation d’assemblées générales et séances de comité et commissions, rédaction de procès-verbaux.

• Versement d’indemnités, de jetons de présences et remboursements de frais.

• Correspondance.

• Location de salles.

• Comptabilité.

• Facturation.

• Statistiques.

Quels types de Données personnelles sont collectées par l’OrTra ?

L’OrTra ne traite généralement que des données personnelles simples selon la finalité poursuivie, soit :

• Nom, prénom, fonction, adresse postale, adresse e-mail, téléphone.

• Langue, âge, sexe.

• Contact en cas d’urgence.

• Coordonnées bancaires, salaires.

• CV, lettre de motivation, diplômes, certificats de travail, extraits OP.

• Numéro AVS.

• Enregistrement vidéo.

• N° de membre, d’affilié, d’adhérent.

• Pièce d’identité.

Les Personnes concernées ont notamment les droits suivants :

• Droit d’accès – elles peuvent à tout moment demander à l’OrTra des copies de leurs Données.

• Droit à l’information – elles ont le droit d’être informées de la façon dont leurs Données sont utilisées.

• Droit de retirer le consentement. Lorsque les Données sont traitées sur la base du consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

• Droit de rectification – elles ont le droit de demander à l’OrTra de rectifier les Données inexactes et de compléter des Données incomplètes.

• Droit à la suppression – elles ont le droit de demander à l’OrTra de supprimer les Données à moins qu’une base juridique ou l’intérêt légitime de l’OrTra l’oblige ou l’autorise à conserver les Données.

• Droit d’opposition au traitement – elles ont, à tout moment, le droit de s’opposer au traitement de leurs Données avec ce que cela implique.

• Droit à la remise ou à la transmission des Données – elles ont le droit de demander la remise ou la transmission des Données lorsque le traitement des Données se fait de manière automatisée, sur la base d’un consentement ou d’un contrat.

• Droit de déposer plainte – si elles ne sont pas satisfaites de la manière dont les Données sont traitées, elles peuvent s’adresser aux tribunaux ou à l’autorité de protection des données fédérale.

  L’exercice de ces droits est gratuit. Toute demande relative au traitement des Données doit être effectuée à l’adresse suivante info@ortra-ge.ch.

Communication des données

L’OrTra peut divulguer les Données à ses employés, sous-traitants, consultants et fournisseurs uniquement afin de remplir ses missions et de fournir ses services et pour autant que les conditions légales soient remplies.

Pour protéger la vie privée et la sécurité des Personnes concernées, l’OrTra peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier leur identité avant d’accorder l’accès ou d’effectuer des corrections.

Cookies

L’OrTra utilise des cookies et d’autres technologies sur ses sites web pour permettre la collecte de certaines informations à partir du navigateur web des Personnes concernées. Les cookies sont largement utilisés sur Internet.

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont placés sur l’ordinateur des Personnes concernées par les sites web visités. Ils sont utilisés pour faire fonctionner les sites web, ou les faire fonctionner plus efficacement, ainsi que pour fournir des informations aux propriétaires du site.

L’OrTra peut recueillir des informations sur l’ordinateur des Personnes concernées, y compris, le cas échéant, leur adresse IP, leur système d’exploitation et leur type de navigateur pour l’administration du système. Il s’agit de données statistiques sur les actions et les modèles de navigation de l’OrTra et cela ne permet pas d’identifier directement un individu.

Le site web de l’OrTra utilise des cookies à des fins statistiques par l’intermédiaire de divers outils. La politique détaillée des cookies est à disposition.

Les données des Personnes concernées sont protégées contre tout traitement non autorisé par des mesures organisationnelles et techniques correspondant aux normes internationales, aux standards de qualité et aux progrès techniques, en particulier contre les risques de falsification, de destruction, de vol, de perte, de copie et autres traitements illicites.

L’OrTra prend des mesures raisonnables et appropriées pour maintenir la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des Données et empêcher l’utilisation ou la divulgation non autorisée des Données conformément à la nLPD.

Toutes les Données, notamment leurs sauvegardes et les Données qui concernent les activités d’assistance aux Personnes concernées sont hébergées chez des sous-traitant en Suisse.

Combien de temps l’OrTra conserve les données ?

L’OrTra ne conserve les Données qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, pour répondre aux besoins des Personnes concernées et pour remplir ses obligations légales.

Pour établir la durée de conservation des Données, l’OrTra applique les critères suivants :

• pour les services de l’OrTra, elle conserve les Données pour la durée des services ou des contrats de services plus la durée de prescription légale ;

• si les Personnes concernées ont consenti à recevoir des messages marketing (par exemple, des Newsletters), l’OrTra conserve les Données jusqu’à la désinscription ;

• si des cookies sont placés sur l’ordinateur des Personnes concernées, l’OrTra ne conserve les Données que pour la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées (par exemple, pendant une session pour les cookies liés à l’inscription ou les cookies d’identification de session) ;

• l’OrTra peut également conserver les Données pour remplir ses obligations légales ou réglementaires, et pour lui permettre d’exercer ses droits ou à des fins statistiques ou historiques ;

• lorsque l’OrTra n’a plus besoin d’utiliser ou de conserver les Données, elle les supprime de ses systèmes et fichiers ou les anonymise afin de ne plus pouvoir identifier les Personnes concernées.

Modifications du présent document

L’OrTra se réserve le droit de modifier ce document à tout moment.

Toute modification de la présente politique entrera en vigueur lorsque l’OrTra en informera les Personnes Concernées sur son site internet.

Informations de contact

L’OrTra a nommé un conseiller à la protection des données. En cas de questions relatives à la protection des données, un e-mail peut être envoyé à l’adresse suivante :

info@ortra-ge.ch.

Date d’entrée en vigueur mars 2024